Mengenal fitur pivot didalam Excel

Meski sudah mengenal Excel dari jaman sekolah, hingga beberapa tahun lalu pengetahuan Excel saya masih terbatas dipenggunaan rumus kalkulasi sederhana seperti sum dan membuat diagram. Hingga kemudian saya dipaksa belajar dannnn kemudian jatuh cinta sejak mengetahui apa yang bisa kita lakukan hanya dengan menggunakan Excel. Dijaman ketika user interface dan user experience begitu diagung-agungkan, tampilan Excel memang jadul dan ga attraktif sama sekali. Tapi dengan semua kapasitas dan kemampuannya dalam mengelola informasi, sesungguhnya Excel adalah applikasi yang sangat powerful dan efisien. Dengan berbagai fitur yang dimilikinya, Excel sangat membantu didalam mengelola data dengan berbagai macam cara sesuai dengan kebutuhan kita. 

Salah satu fitur keren yang menurut saya sangat bermanfaat dalam mengelola data yaitu pivot table.

Jangan mundur dulu ya, bukan alien kok ūüėÄ

Secara singkatnya pivot table adalah tabel yang bisa menyajikan ringkasan dari data dalam jumlah yang besar sehingga kita bisa menarik informasi penting yang kita butuhkan dalam mengambil keputusan.

Jika data yang kita kelola masih dalam jumlah sedikit dan tidak terlalu banyak kategori informasinya, tentu masih memungkinkan kita untuk membaca dan menarik kesimpulan secara manual. Jika terjadi kesalahan pun masih memungkinkan untuk ditrack secara manual. Tapi kalau datanya udah mulai mencapai ratusan baris atau hingga ribuan baris? Wah bisa siwer, hayati :)).

Dengan kemampuan pivot ini, kita bisa membuat ringkasan data dan menyajikannya dalam berbagai macam format sesuai kebutuhan tanpa repot-repot membuat tabel baru atau membuat kalkulasi manual yang rawan eror, dan tentunya yang paling penting : ga pake lama. 

Kita coba dulu ya biar kebayang konsepnya.

Pertama kita pilih tabel atau data yang ingin dibuat pivotnya. Kita coba prakteknya dengan contoh yang sederhana dulu, jurnal kas.

pivot1

Sebelum melakukan pivoting terhadap data ini, jangan lupa data dipastikan sudah dirubah kedalam format tabel ya. Biar jika ada perubahan didalam tabel, maka pivot data kita nantinya otomatis akan ikut terupdate.

Setelahnya pilih menu Insert lalu pilih PivotTable. 

pivot

Nah nanti akan muncul popup seperti berikut :

popup

Tinggal klik Ok, maka Excel otomatis akan membuat sheet baru untuk tabel pivot yang akan kita buat. Atau jika ingin menyimpannya di sheet yang sudah ada, pilih existing worksheet lalu isikan alamat sheet tempat kita ingin memposisikan tabel pivot yang akan kita buat. Disheet yang dituju akan muncul tampilan berikut :

pivot2

Di bagian Pivot table field kita bisa mendesain tabel pivot sesuai kebutuhan kita. Field yang tersedia bisa kita drag dan drop lalu kita pilih apakah ditempatkan dikolom, baris, atau kita jadikan filter.

Kembali kecontoh laporan jurnal kas tadi, kita coba membuat tabel pivot untuk mendapatkan informasi arus kas perbulan berdasarkan kategori. Untuk contoh ini saya menempatkan tahun dan bulan dibagian column, lalu kategori dibagian rows, lalu menempatkan total dibagian values.

pivot3

Untuk bagian values, kita ubah settingannya dengan mengklik tanda panah bawah. Akan muncul beberapa pilihan kalkulasi yang bisa kita lakukan. Untuk menjumlahkan semua nilai yang ada, maka kita pilih sum. Biar lebih enak dilihat, pilih number format sebagai currency.

pivot5

Setelah selesai semua pengaturan, akan muncul tabel pivot seperti dibawah ini :

pivot4

Nah dari tabel pivot ini, kita bisa langsung melihat pengeluaran setiap bulan dan juga total setiap tahunannya berdasarkan kategori. Kita juga bisa langsung melihat trend perubahan pengeluaran setiap bulannya. Selain itu kita juga dapat melihat resume kas setiap bulannya. Dan total sisa kas diakhir masa pencatatan. Tapi ini datanya dummy ya, tolong jangan dianalisa kalau ada yang ga masuk akal :’)

Ini contoh yang sederhananya. Kalau sudah paham konsepnya, fitur pivot ini nantinya bisa kita gunakan untuk mengelola semua jenis data, data transaksi, data produksi, data gudang, dan data-data lainnya. Semua bisa diolah dan disajikan dalam berbagai cara apapun yang kita inginkan. Jika datanya sudah mulai banyak dan akurat, biasanya kita sudah bisa mendapatkan pola-pola berulang dan menganalisa untuk mendapatkan informasi.

Jika kita sudah menggunakan applikasi khusus, biasanya info ini sudah disajikan langsung sih oleh applikasi tersebut, seperti applikasi transaksi atau applikasi keuangan. Tapi tentu saja tidak semua data dan aktivitas bisa kita rekam dan olah menggunakan applikasi khusus, karena bisa jadi kurang praktis dan mahal implementasinya. Untuk data-data seperti ini cukup dengan memanfaatkan fitur pivot bisa menjadi solusi penghemat waktu dan biaya.

Silahkan dieksplorasi saja ya, dijamin jatuh cinta kalau udah kerasa manfaatnya :D. Selamat bereksplorasi!

Menggunakan Trello untuk Mengelola Tim

Salah satu isu yang saya hadapi di masa awal mengelola pekerjaan tim adalah kesulitan dalam melakukan pemantauan progress pekerjaan masing-masing anggota tim. Kondisinya waktu itu laporan diberikan dalam bentuk manual (laporan langsung atau melalui whatsapp), yang kemudian baru direkap dalam bentuk laporan mingguan. Permasalahannya adalah pekerjaan menjadi lambat dan tidak efektif, karena flow koordinasi didalam tim tidak lancar. Entah itu karena tim yang terlambat meneruskan informasi, atau ada informasi yang hilang atau berubah didalam perjalanannya.

Dan seperti biasa, dengan semangat generasi millenial ala-ala ini saya mencoba mencari solusi permasalahan ini dalam bentuk applikasi, yang tentunya gretongan :)) . Dari beberapa referensi yang didapat saya akhirnya menjatuhkan pilihan pada applikasi Wunderlist karena applikasi ini yang paling mendekati solusi kebutuhan saya waktu itu. Saya menggunakan applikasi selama beberapa bulan hingga kemudian mulai sering terjadi error diapplikasinya sehingga saya mulai berhenti menggunakannya. Permasalahannya waktu itu applikasi sering kali tidak update sehingga informasi di dalam tim kembali tidak sinkron satu sama lain. Akhirnya saya menyerah dan kembali pada mode laporan manual selama beberapa waktu. Hingga beberapa waktu kemudian saya membaca sedikit review tentang Trello oleh seorang teman dalam artikel Productivy Hack a la Papah Ganteng di Medium (Jangan terdistraksi sama judulnya ya, beb).

Meskipun mengetahui applikasi Trello sebelumnya, saya tidak menjadikan applikasi ini sebagai pilihan pertama dalam mengelola pekerjaan tim karena saat itu saya merasa applikasi ini tidak menyediakan fitur yang dibutuhkan tim saya. Eh ternyata saya yang ndak paham cara kerjanya haha. Dari tulisan si papa ganteng akhirnya saya mulai memahami dan akhirnya bereksplorasi untuk mengimplementasikannya dalam mengelola pekerjaan tim. And it’s work wonder! Hingga saat ini saya sudah menggunakannya setahun lebih didalam tim, dan sejauh ini sangat-sangat membantu dalam mengelola pekerjaan tim.

APA ITU TRELLO?

Secara ringkas, applikasi Trello adalah applikasi untuk monitoring pekerjaan tim. Mungkin sederhananya mirip dengan papan agenda kegiatan yang suka dibuat di white board biar bisa dibaca semua orang didalam tim. Bedanya, whiteboard tentu saja ga mungkin dibawa-bawa dan informasi yang bisa disimpan di dalamnya sangat terbatas. Kemudian tampilannya tentu saja ga bisa berubah-rubah.

Fitur Multi User dan Applikasi Mobile

Seperti pernah saya bahas didalam tulisan ini, ini dua fitur utama yang bagi saya wajib ada ketika mencari solusi untuk pekerjaan tim. Biar mudah diakses dari mana saja dan kapan saja sehingga informasinya bisa update setiap waktu dan bisa dilihat oleh semua anggota tim yang terlibat didalam satu pekerjaan. 

Seperti applikasi multi user lainnya, kita bisa mengundang akun-akun lain dan kemudian membentuk tim di dalam applikasi trello kita untuk mengelola sebuah pekerjaan atau project. Dan tentu saja kita bisa mengatur hak akses masing-masing akun, apakah sekedar bisa melihat informasi, atau bisa melakukan update informasi. Kemudian berbagi informasi detail pekerjaan dan jadwal kegiatan. 

CARA KERJANYA SEPERTI APA?

Persis mirip papan agenda kegiatan. Atau yang lebih kerennya mungkin microsoft project, hanya dalam bentuk yang lebih interaktif.

Jadi ada fitur utama didalam Trello ini yang kita sebut dengan BOARDS atau papan. Board ini adalah hal pertama yang biasanya kita buat ketika ingin mengelola pekerjaan menggunakan trello. Nah, satu papan ini biasanya didedikasikan untuk satu kategori kerja. Misalnya untuk mengelola pekerjaan tim di satu divisi, atau tim di suatu projek, jika kita bekerja dengan sistem project-based. Didalam boards ini kita nanti bisa mendefinisikan item-item pekerjaan dan menyimpannya dalam bentuk CARDS.

Kemudian, kita bisa membuat LIST dan mengelompokan masing-masing card didalam daftar yang terkait. Kita bisa membuat kelompok list ini sesuai kebutuhan kita.

Contoh paling sederhananya, kita bisa membuat tiga buah kategori list didalam boards untuk mengelompokan card atau item :

  1. To do List : untuk menyimpan semua card yang harus dikerjakan
  2. Doing : untuk menyimpan semua card yang sedang dikerjakan
  3. Done : untuk menyimpan card yang sudah dikerjakan

Setiap card bisa dipindahkan dari sebuah list ke list lainnya. Jadi misalnya semua cards yang berada di to do list yang ingin kita kerjakan minggu ini, kita pindahkan ke list doing, lalu ke list done jika sudah selesai dikerjakan. Dengan membuat kelompok-kelompok ini, kita bisa melihat gambaran pekerjaan secara keseluruhan, lalu memantau apa yang sedang dan telah selesai dikerjakan.

Ini contoh paling sederhananya ya. Jika ingin lebih luas lagi, kita bisa membuat list didalam board berdasarkan state atau status kerja yang biasa kita gunakan disebuah tim. Sehingga progress sebuah pekerjaan bisa lebih terpantau lagi. Tapi tentu saja semakin banyak list yang kita definisikan, akan semakin sulit untuk mengontrol pekerjaan. Jadi sebaiknya list dibatasi dalam poin-poin besar yang rasanya wajib diperhatikan, biar ga over control. Menariknya, trello memberikan medium untuk penggunanya berkreasi membuat template-template board yang bisa digunakan oleh pengguna lain. Jadi jika bingung untuk memulai, kita bisa mengeksplorasi templates yang sudah dibuat oleh pengguna lain yang flow kerjanya kira-kira sama dengan kita.

Nah, kita bisa mendefinisikan lebih dari satu Boards. Sehingga semua pekerjaan bisa kita kelola dalam satu applikasi ini saja tanpa harus takut informasinya tumpang tindih karena sudah dikelompokkan didalam masing-masing board.

Setelahnya, kita bisa mengundang user lain kedalam Board tersebut jika pekerjaan yang didesksripsikan didalam board adalah pekerjaan yang harus digarap bersama dengan hak akses yang bisa diatur untuk masing-masing pengguna seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Atau jika kita mesti mengelola beberapa area kerja dengan orang yang sama, maka kita bisa juga membentuk tim terlebih dahulu, lalu baru mendefinisikan boards untuk tim tersebut. Tetapi untuk akun yang gratis, Boards dibatasi sebanyak 10 buah untuk setiap tim. Sudah lebih dari cukup sih sebenarnya hehe.

Saya kasih contoh pola yang saya gunakan ya. Diawal saya membuat sebuah tim utama yang terdiri dari semua tim staff Alita Home. Untuk boardnya sendiri, saya membaginya berdasarkan area kerja. Contoh : boards penjualan, boards produksi, board pengiriman, etc. Baru didalam masing-masing boards, saya membuat list yang saya kelompokkan berdasar flow kerja masing-masing divisi.

Ini contoh board yang digunakan untuk memantau pekerjaan tim desain dan konten :

trello 1

Selain tiga list yang disebut diatas, saya membuat dua kategori tambahan : list pekerjaan priority dan list pekerjaan pending.

Sampai disini udah kebayang ya cara kerjanya. Tenang masih banyak hal menyenangkan lain yang disediakan oleh trello.

MENGELOLA PEKERJAAN MELALUI CARDS

Jika dalam papan tulis manual informasi yang bisa ditampilkan sangat terbatas oleh area, maka di dalam cards kita bisa menyimpan informasi sebanyak yang kita butuhkan dannnn yang paling menyenangkannya tidak terbatas dalam bentuk tulisan.

Untuk membuat card pertama kali, biasanya kita membuat melalui list. Semua card yang telah kita denisikan akan ini biasanya yang ditampilkan didalam list.

Jika card tersebut kita klik, maka akan muncul windows berikut. Disinilah kita bisa menyimpan informasi lebih detail lagi.

Capture

Jika diperhatikan disisi kiri, ada banyak item fitur yang bisa kita gunakan untuk menyimpan informasi-informasi penting. Ini yang sangat membantu dalam pekerjaan.

  • Fitur deadline untuk menyimpan informasi tenggang waktu pekerjaan
  • Checklist jika kita butuh memecah pekerjaan menjadi item yang lebih kecil lagi
  • Attachment atau lampiran. Jadi selain informasi deskripsi, kita bisa menyimpan dokumen yang kita butuhkan terkait pekerjaan didalam cards ini tidak hanya dalam bentuk dokumen text tapi juga bisa dalam bentuk file gambar.
  • Comment dan Activity. Kita bisa meninggalkan komentar disetiap pekerjaan dan mention anggota tim lain didalam kolom komentar jika dibutuhkan sehingga tim lain bisa mendapatkan notifikasi jika kita meninggalkan komen didalam cards. Jadi bisa mention-mentionan kayak dii ahaha.
  • Fitur archive untuk mengarsipkan pekerjaan yang telah selesai dilakukan sehingga board tidak terlalu ramai.

Yang ga kalah membantu, setiap aktivitas perubahan informasi di cards akan tercatat di log activity dengan info siapa anggota tim yang melakukan perubahan. Dengan demikian setiap perubahan di dalam card dapat ditrack.

MENGUBAH TAMPILAN BERDASARKAN DEADLINE DENGAN POWER UP CALENDAR

Nah, buat yang biasa menyusun pekerjaan berdasarkan deadline kerja, jangan khawatir,  applikasi trello memiliki Power Up Calendar. Power Up ini mirip dengan plugin, atau fitur fungsi tambahan didalam sebuah applikasi. Dengan power up  calendar ini, kita bisa mendapatkan penyajian seluruh pekerjaan/cards didalam tim dengan tampilan kalender.

calendar

Kita juga bisa memilih apakah ingin melihat pekerjaan perminggu, atau perbulan. Dengan begini kita bisa mengontrol pekerjaan berdasarkan urutan waktu.

Dengan catatan, pada tampilan calendar hanya pekerjaan yang memiliki info deadline yang bisa ditampilkan.

POWER UPS UNTUK OPTIMASI PEKERJAAN

Power-Ups mungkin adalah fitur andalan yang paling powerful dari Trello yang membedakannya dari applikasi task organizer atau task scheduler lainnya. Trello menciptakan banyak sekali fungsi tambahan yang bisa dipilih oleh user sesuai dengan kebutuhan untuk ditambahkan ke applikasinya sehingga applikasi bisa digunakan dalam mengelola pekerjaan jenis apapun dibidang apapun. Cuma memang butuh berekslorasi sedikit untuk bisa mendapatkan Power-ups yang sesuai dengan kebutuhan.

Hanya saja untuk akun gratis, Power-Ups yang bisa digunakan dibatasi sebanyak tiga buah. Jika ingin menggunakan lebih dari jumlah tersebut, maka kita harus menaikkan status membership akun kita menjadi akun berbayar. Untuk pekerjaan simpel dengan flow kerja standar sebenarnya ga perlu tampilan aneh-aneh ya. Saya sendiri sampai sekarang masih mencoba mencari power up bagaimana bisa mengelola cards melalui tabel excel, biar lebih gampang mensortirnya. (ujung-ujungnya balik ke excel, ahaha)

Masih banyak lagi fitur-fitur yang bisa dieksplorasi di Trello, bisa dieksplor sendiri yaa. Pekerjaan awal dalam mengelola pekerjaan melalui trello biasanya adalah membangun struktur yang sesuai dengan pola kerja dan koordinasi tim kita. Jika sudah mendapatkan polanya, akan lebih gampang untuk membangunnya.

Selain untuk tim, Trello juga bisa kita gunakan untuk memantau progress pekerjaan pribadi. Sekali lagi ya, tujuannya untuk memantau progress. Bukan untuk daily reminder. Biasanya diawal minggu saya melakukan pengecekan apa saja yang harus diselesaikan minggu ini melalui trello, lalu memecahnya lagi menjadi action plan dan disimpan di scheduler. Untuk scheduler sendiri saya menggunakan applikasi Anydo.


Dengan semua fiturnya ini, applikasi Trello ini sangat-sangat memudahkan kita dalam koordinasi tim, kalau semua orang bisa memahami konsep kerjanya. Tapi tentu saja implementasinya tidak semudah itu ferguso, hahaha. Saya sendiri masih menghadapi banyak tantangan mengimplementasikannya. Yang paling besar tentu saja tim yang belum terlalu siap mengadaptasi teknologi. Jadi meskipun di dominasi oleh tim yang ngakunya sih millenial, ga lalu serta merta cepat mempelajari penggunaan applikasi ini.

Dan seperti yang pernah saya bahas sebelumnya, pada akhirnya tools berfungsi sebagai alat bantu. Tetap saja, kunci keberhasilan dari implementasi adalah eksekusi yang disiplin, dua poin yang sama sekali tidak bisa di bypass oleh teknologi.

Karenanya, sebelum ingin menggunakan applikasi ini didalam tim, pastikan dulu ya bahwa applikasi ini memang apa yang dibutuhkan oleh tim kita, dan kita siap mentraining tim hingga benar-benar paham penggunaannya.

Jadi, adakah yang sudah menggunakan trello di dalam koordinasi timnya saat ini?Boleh dong berbagi insightnya selama dalam penggunaannya didalam tim. Atau ada yang punya alternatif solusi lain yang dirasa lebih efektif? I would love to know, leave your trace below ya!

Applikasi Jurnal Keuangan Akun biz

Beberapa bulan yang lalu saya kebingungan mencari solusi buat cara mendisiplinkan tim operasional lapangan dalam membuat pelaporan pertanggung jawaban keuangan. Waktu itu case yang sering terjadi, teman-teman operasional kehabisan uang operasional, tapi belum sempat memberikan laporan pertanggungjawaban sementara pekerjaan dituntut harus diselesaikan dalam tempo waktu secepat-cepatnya. Akibatnya, admin keuangan sering mesti gontok-gontokan dengan tim operasional. Masalah klasik sejuta ukm ya, antara tim operasional dengan tim administrasi. Berbekal dengan keyakinan bahwa tidak ada masalah yang belum ditemukan solusi digitalnya saya berselancar di playstore mencari solusi.

Saya sempat beberapa kali oprek beberapa applikasi tapi tidak kunjung menemukan yang sesuai dengan apa yang saya butuhkan sampai akhirnya saya menemukan sebuah applikasi jurnal keuangan yang bernama akun biz. Setelah selesai ngeoprek applikasi ini, saya rasanya ingin berteriak “finally I found youuuuuu”, karena applikasi ini menyediakan hampir semua fitur yang saya butuhkan saat itu.

Secara sederhana, applikasi ini berfungsi sebagai applikasi untuk melakukan pencatatan jurnal keuangan sehari-hari. Untuk applikasi standarnya yang tidak berbayar kita hanya bisa membuat satu buku kas. Tapi jika upgrade ke applikasi premium, kita bisa membuat beberapa buku kas didalamnya. Akan sangat membantu jika kita memiliki lebih rekening dari satu agar bisa mengetahui aktivitas dan saldo masing-masing rekening. Selain rekening bank, saya juga membuat modul buku kas besar dan kas advance untuk masing-masing personal tim yang memiliki tanggung jawab yang melibatkan keuangan. Nanti saya jelaskan teknis detailnya di poin mengenai multi user ya.

Selain aktivitas uang masuk dan uang keluar, applikasi ini juga bisa mencatat aktivitas transfer antar rekening atau buku kas. Masing-masing aktivitas ini kita juga bisa membuat kategori yang bisa kita definisikan sesuai kebutuhan kita. Contoh : gaji karyawan, biaya listrik, biaya jajan skincare, dll. Jadi setiap hari kita bisa memantau pengeluaran/pemasukan masing-masing pos.

Lalu apa lagi yang membedakannya dengan applikasi pencatatan keuangan lainnya? Masih banyakkk. Kita cek satu persatu ya.

IMG_20200102_190320

1. Ada dalam bentuk mobile app, dan juga web app

Seperti yang pernah saya bahas disini, ketika mencari solusi untuk masalah teknis operasional, saya selalu mencarinya dalam bentuk applikasi handpone terlebih dahulu agar informasi bisa terupdate lebih cepat dan saya bisa melakukan pengecekan dari manapun. Selain mobile app, applikasi juga ada dalam bentuk web app sehingga untuk pengolahan data tetap bisa dilakukan melalui pc atau laptop.

2. Fitur Multi User/ Multi account

Karena berangkat dari kebutuhan saya untuk mengelola tim, maka fitur multi user ini sangat membantu menyelesaikan permasalahan saya saat itu. Sebelumnya, pertanggung jawaban biasanya dikumpulkan dalam bentuk catatan manual untuk kemudian direkap oleh admin. Permasalahan sehari-harinya tentu saja ketidak telitian dalam pencatatan kemudian ketepatan waktu pelaporan.  Dengan adanya applikasi ini yang bisa diakses semua orang, pelaporan bisa dilakukan setiap hari melalui akun masing-masing, dan kesalahan dalam penghitungan pun bisa dihindari karena menggunakan applikasi.

Nah, akses untuk masing-masing user/akun ini bisa diatur oleh super admin. Bisa berperan sebagai manager, supervisor, writer, atau read only. Atau bisa juga dicustom sehingga seorang user hanya bisa mengakses buku kas yang terkait dengan dirinya saja. Jadi tetap hanya super admin yang punya akses melihat laporan keuangan keseluruhan.

hak akses

Teknisnya, setiap admin menyerahkan uang ke seorang tim, maka admin melakukan pencatatan transfer senilai yang sama ke kas advance tim terkait sehingga saldo di kas advanve tim tersebut bertambah. Nanti si personal ini tinggal melakukan pelaporan pengeluaran menggunakan akun pribadinya. 

Tapi tetap ya, setiap aktivitas baik mutasi , pemasukan, ataupun pengeluaran harus ada bukti fisik. Tapi untuk meringankan beban tim, saya biasanya meminta mereka melakukan serah terima bukti sekali seminggu saja, nanti tinggal admin memastikan apakah setiap aktivitas keuangan sudah memiliki bukti. Untuk periode pelaporan ini nanti sih diatur sesuai kebutuhan masing-masing tim saja.

Oh iya, tapi untuk fitur multi user hanya dapat digunakan oleh akun premium saja. Tapi akun premiumnya murah saja kok, hanya berbayar 18rb perbulannya. Untuk semua kemudahan yang diberikan, angka segitu bisa dibilang sangat murah.

3.Fitur utang piutang

Ini fitur tambahan yang disediakan oleh akun biz. Yaitu untuk pencatatan utang piutang. Dan bisa dipisahkan per klien/supplier. Jadi kita bisa melacak berapa sih hutang kita ke masing-masing supplier, atau jika ada hutang ke pihak ketiga lainnya. Begitu juga untuk piutang, kita bisa mencatat piutang perusahaan dipihak ketiga. Kelebihannya lagi, transaksi utang piutang ini sudah terhubung dengan buku kas. Jadi ketika ada aktivitas hutang/piutang kita bisa langsung mencatatnya sebagai pemasukan atau pengeluaran. Jadi tidak perlu pencatatan dua kali.

Contoh : ketika harus membayar hutang ke supplier A, kita tinggal pilih fitur pembayaran hutang, catat sebagai pengeluaran buku kas, pilih rekening sumber pengeluaran dan kategori pengeluaran. Aktivitas ini langsung tercatat di rekening terkait.

 

4. Fitur e-invoice

Akunbiz juga memiliki fitur invoice, walaupun hanya sederhana saja. Tapi cukup untuk mengetahui invoice yang sudah lunas/belum dibayar/sisa penagihan masing-masing klien. e-invoice ini juga bisa di download dalam bentuk pdf jadi bisa langsung dikirim melalui whatsapp atau email.

5. Fitur Laporan Kas

Dan..tentu saja ini yang paling penting untuk pengelola bisnis. Haha. Semua aktivitas keuangan oleh semua user akan direkap oleh applikasi. Nanti kita bisa memilih ingin melihat laporan dalam periode harian, mingguan, bulanan, dan dan tahunan. Ada juga pilihan custom jika kita ingin melihat aktivitas keuangan dalam periode tertentu. Kita juga bisa memilih melihat laporan keuangan secara umum, atau laporan masing-masing tim saja. Applikasi akun biz akan menyediakan rekap secara umum yang juga disajikan dalam bentuk graphic.

Jadi secara sekilas kita bisa langsung melihat, berapa perbandingan uang keluar dan uang masuk untuk masing-masing rekening untuk suatu periode. Selain secara umum, kita juga bisa melihat rekap aktivitas secara detail yang dikelompokkan berdasarkan pos pengeluaran. Jadi kita bisa langsung tau jika ada pengeluaran yang diluar kebiasaan. Kalau pemasukan lebih dari yang biasanya mah ga usah dikontrol lah ya. Alhamdulillah aja. #eh #ajaransyesat.

Semua rekapan ini nanti bisa kita download dalam bentuk pdf dan dan juga file excel jika butuh diolah lebih lanjut.

Poin tambahan yang bikin saya jatuh cinta sama applikasi¬† ini adalah interface atau tampilannya yang user friendly. Simpel aja¬† ga neko-neko. Poin ini penting karena mempermudah tim dalam penggunaan. Loading datanya pun ringan ga bikin emosi jiwa dulu :)) Kemudian,.applikasi ini asli produk anak bangsa loh! Ini penting karena¬† buatku bangga. Haha. Sungguh deh, ini amal jariyah foundernya pasti berkelimpahan karena mempermudah pekerjaan banyak orang :’) . Tutorialnya juga cukup lengkap dan mudah dipahami. Sejauh ini saya hampir ga pernah¬† ketemu masalah yang terkait applikasi. Pernah sekali mobile appnya tidak bisa loading data, akhirnya saya install ulang dan masalahnya selesai. Pokoknya applikasinya matang banget-banget-banget. 5 star buat tim akun biz.

Mengelola bisnis selama beberapa tahun, saya merasakan sendiri betapa sulitnya mengurus pencatatan keuangan ini. Padahal, masalah keuangan ini adalah hal yang krusial didalam bisnis.  Dari memahami finance ini, saya jadi paham kenapa dengan membaca laporan keuangan saja seorang pebisnis berpengalaman langsung tahu aktivitas keseluruhan disebuah organisasi bisnis. Bukan cuma untung rugi ya, tapi juga potensi keberlangsungan bisnis tersebut. Tapi menyajikan  laporan keuangan yang lengkap dan benar tentu saja butuh effort yang tidak sedikit. Untuk tahap awal, bisa mencatat jurnal keuangan secara disiplin dan memisahkannya berdasarkan pos-pos pemasukan/pengeluaran itu sudah sangat cukup. Dan applikasi akun biz ini sudah cukup mengakomodasi kebutuhan itu.

Buat yang mau coba, silahkan diotak-atik saja ya. Untuk single user masih gratis kok, tapi kalau mau nyoba multi user, bisa pakai akun demo dulu. Selamat mencoba!

 

Menggunakan applikasi untuk mempermudah operasional bisnis

Berbincang dengan teman-teman pelaku usaha, saya menemukan bahwa salah satu permasalahan yang sering dihadapi teman-teman adalah kesulitan dalam menyimpan dan mengelola data. Padahal dijaman sekarang, data hampir seperti darah di dalam bisnis. Data menyimpan banyak sekali informasi-informasi yang akan menjadi insight untuk kita menyusun strategi pengembangan kedepannya, tapi tentu saja jika terkelola dan diolah dengan baik. Menurut saya ini sayang sekali, karena sebenarnya dijaman sekarang ada banyak sekali tools yang bisa kita pakai untuk mengelola data, dari yang free hingga berbayar.

Berbicara tentang tools, sesuai dengan definisinya sendiri fungsi utamanya tentu saja sebagai alat bantu untuk menyelesaikan permasalahan kita sehari-hari, termasuk diantaranya untuk menyelesaikan permasalahan yang kita temukan di pengelolaan bisnis sehari-hari. Saya sendiri penganut mahzab bahwasanya setiap masalah di dunia semestinya udah ada yang memikirkan dan menciptakan solusinya, tinggal kita rajin mencarinya aja. haha. Dan beruntungnya hidup dijaman digital, tools ini hadir dalam bentuk perangkat lunak, entah itu applikasi dekstop, web base, ataupun applikasi mobile. Bahkan bukan cuma untuk masalah teknis seperti pengelolaan data loh, untuk level strategis pun sebenarnya sudah ada banyak tools tersedia yang bisa kita gunakan untuk meringankan proses. Selama ada pola yang bisa diikuti, pasti deh bisa dikembangkan jadi applikasi. Hanya saja, butuh sedikit ketelatenan untuk mengotak-atik berbagai macam applikasi ini hingga menemukan yang sesuai dengan kebutuhan kita. Ada sih solusi gampangnya, hubungi pengembang applikasi. Bisa tuh dicustom sampai sedetail-detailnya kebutuhan kita. Tapi yaaa, gitu, mesti menyiapkan budget yang sesuai kan. Jadi sementara kita masih ngos-ngosan mengejar pertumbuhan dengan cash flow, mari kita memaanfaatkan yang sudah tersedia saja. Sejauh ini sih, biasanya untuk permasalahan operasional umum, dari applikasi yang sudah ada saja sudah menyelesaikan banyak permasalahan saya. Nyarinya dimana? Dimana lagi kalau bukan Google dan Playstore :)).  Atau ios store untuk pengguna Apple. Atau tanya teman, kalau ada tempat bertanya.

100925793

Gimana caranya bisa dapat tools yang sesuai dengan kebutuhan kita?  Untuk saya sendiri, biasanya yang pertama saya mesti tahu dulu apa aja sih sebenarnya permasalahan yang ingin kita selesaikan. Ini nantinya yang saya jadikan keyword atau kata kunci dalam penyarian solusi. Kemudian, mesti tahu juga fitur apa yang minimal minimal dimiliki oleh tools ini. Untuk saya, pertama biasanya saya selalu mencari applikasi yang ada dalam bentuk mobile app dan web base. Buat saya dua-duanya penting. Mobile app atau applikasi handpone karena memberikan kemudahan untuk kita memantau informasi secara real time, akurat, dan secara remote atau jarak jauh. Poin terakhir sangat penting karena memberikan saya ruang fleksibilitas yang dalam bergerak tanpa harus mengorbankan kontrol.  Tetapi untuk mengolah data terutama data dalam jumlah banyak, atau untuk sehari-hari kalau sedang tidak ngopi-ngopi dinas luar , saya  tetap lebih suka bekerja dengan web app yang bisa diakses melalui pc. Bisa bengkak jempolnya shay kalau ngolah data pakai hengpon kann. Kedua, biasanya saya mencari applikasi yang mengakomodasi kebutuhan multi user atau beberapa pengguna. Ini ga kalah pentingnya, karena akan sangat membantu dalam koordinasi. Jadi setiap ada perubahan informasi atau data, semua pengguna bisa langsung otomatis terupdate. Yang ketiga, saya berusaha selalu mencari applikasi yang bisa sinkron dengan applikasi lain yang sudah saya gunakan sebelumnya. Jadi datanya bisa terhubung satu sama lain. Tapi ini ga wajib sih, karena agak sulit mendapatkan applikasi seperti ini.

Poin-poin ini yang sebenarnya mesti diketahui dulu. Kita itu masalahnya apa dan pengen solusi yang seperti apa? Perlu diingat, bahwa tools tetaplah hanya berfungsi sebagai alat bantu. Sebelum memutuskan menggunakannya kita harus punya perkiraan seberapa efektif implementasi tools untuk menyelesaikan permasalahan kita. Jadi jangan sampai  implementasinya repot, hasilnya ga seberapa berefek terhadap tujuan bisnis.

Tapiii…dengan semua kemudahan yang tersedia saat ini, tetap saja kunci dari implementasi adalah eksesusi yang disiplin. Karena secanggih-canggihnya sebuah applikasi, tetap saja kita membutuhkan operator yang disiplin agar bisa membentuk sistem. Poin eksekusi dan disiplin ini nih yang ga bisa di bypass oleh teknologi. Itu nantinya udah di ranah mindset. Tim juga mesti siap untuk mengadaptasi teknologi. Kalau leadernya sendiri udah anti sama teknologi, agak sulit mengharapkan timnya mau belajar.

Sekalian melenturkan jari, saya berencana untuk membuat review beberapa tools yang sudah pernah saya coba atau saya gunakan untuk mengelola bisnis yang saya rasa bisa diadaptasi teman-teman UKM di dalam mengelola bisnisnya. Kebanyakan gratis kok, walau ada beberapa yang berbayar. Tapi pelan-pelan ya saya tulisnya :). Sementara saya bikin daftarnya dulu aja ya. Reviewnya dicicil. hehe.

Berikut daftar applikasi yang saya gunakan atau pernah saya coba gunakan untuk mempermudah pengelolaan operasional usaha sehari-hari :

a. Applikasi Managemen Kerja, Managemen Tim, dan Managemen Waktu

  1. Trello
  2. Any do
  3. Ever note
  4. Google Calendar

b. Applikasi Keuangan

  1. Zahir
  2. Akun biz

c. Tools Pengelolaan dan Penyimpanan Data

  1. Google Form
  2. Google Drive
  3. Dropbox

d. Tools Marketing

  1. Google bisnis
  2. Google Analytic
  3. Linktree
  4. Microsoft Excel ! (My lifetime favorite)

e. Applikasi Point of sales dan Management Stock

  1. Pawon
  2. Zahir

Punya referensi informasi tools lain yang menurut teman-teman efektif menyelesaikan permasalahan bisnis sehari-hari? Boleh share dong!

The Pursuit of Mr.Right

Dulu saya suka bingung kenapa si kakak selalu bilang “Dek, mulai serius sih cari jodoh”, jika kemudian saya jawab “Iya un, udah serius ini”, pasti dibalas “Ga lah, kamu belum benar-benar serius nyarinya, beda tau actionnya orang yang sekedar pengen, sama yang benar-benar niat”.

Sampai kemudian saya mengalami sendiri.

Triggernya sih dimulai ketika saya ketemu seseorang that could be Mr.Right. It’s been a very very very long time since I involved or tried to establish any kind of romantic relationship, and the feeling felt a litlle bit strange and make me overwhelmed.¬† Ternyata ketika akhirnya saya berada fase niat, tindakannya emang beda banget sih. Saya jadi mau melakukan hal-hal yang sebelumnya ga akan pernah mau saya lakukan. Saya mendadak paham kenapa si kakak selalu bilang saya belum benar-benar niat selama ini.

Hanya saja, prospeknya tidak menunjukan sinyal positif. haha.Bikin rada-rada nelangsa sih ini. Tapi dari sisi lain, saya merasa seperti diberi wake up call. Untuk menyempatkan diri berpikir, apakah apa yang saya sampaikan dan saya lakukan udah selaras dengan tujuan hidup yang saya bayangkan? Apakah yang saya inginkan memang benar apa yang saya butuhkan? I also contemplating a lot about what kind of person that I really want as life partner, and question my self back, apakah saya layak untuk figur orang seperti itu. So in the process of looking for mr.right, I found out that it’s also become the process of improving my self. Terutama dalam cara saya menjalankan peran-peran sosial saya sebagai anak perempuan dan sebagai adik, hal yang selama ini mungkin tidak begitu saya perhatikan.¬† So I learn to take care more for my self, take care more for people I love.¬†Jadi bisa dibilang ini adalah patah hati yang baik, haha. (Adaaa ya? adaaa)

Momen ini juga jadi semacam alarm untuk saya memperbaiki kualitas hubungan dengan sang pencipta. Mengingatkan saya kembali untuk memperbaiki prasangka saya terhadap Allah, bahwa ketika kita tidak mendapatkan apa yang diinginkan saat ini, karena Allah sedang mempersiapkan hal yang lebih baik untuk kita di depan. Good things is always around the corner. You just need to keep moving. Look like a justification? Well, I don’t really care as long as it keep me sane and progressing.¬†

A glimpse of past

Beberapa waktu yang lalu, seorang teman mengirimkan sebuah foto. Hadiah yang dulu saya berikan saat dia wisuda 8 tahun lalu yang baru dia temukan lagi. Saya bahkan lupa pernah memberi kado itu. Lupa saya pernah semanis itu, hehe.

WhatsApp Image 2019-06-30 at 05.26.48

Ada waktu-waktu dimana setiap kali kenangan masa muda(?) melintas, membuat saya seketika menjadi sentimentil. Ada perasaan rindu, greget, dan malu. Rindu pasa rasa kebebasan dan optimisme yang menggebu-gebu. Greget pada kesembronoan dan keteledoran. Malu dengan kenaifan dan kepolosan yang seringkali tidak pada tempatnya.

Sekarang? Masih sentimentil sih terkadang, tapi otak dewasa saya udah ga pernah membiarkan saya berlama-lama larut dalam kenangan. ahaha. Hidup ada fase-fasenya  dan dari satu fase ke fase lainnya berubah dalam waktu yang cepat dan seringkali saat kita belum siap. The only constant is change it self.  

Trip dadakan ke sungai Gulamo

Saya pertama kali ke Pekanbaru bulan Desember tahun 2014. Waktu itu dalam rangka pulang ke rumah di Solok, tapi naik pesawatnya ke Pekanbaru. Karena diajak pulang bareng oleh si kakak lewat perjalanan darat Pekanbaru-Solok. Saya langsung iyes dong ūüėÄ . Karena belum pernah ke Riau dan belum pernah melihat tempat tinggal kakak selama hampir dua tahun si kakak merantau ke Riau.

Cerita perjalanannya saya tulis di sini : One Day Road Trip Riau ‚Äď Sumatera Barat

Dan salah satu pemandangan yang paling berkesan oleh saya waktu itu adalah Danau Koto Panjang. Viewnya lumayan dramatis sih kalo dari Pekanbaru, setelah tanjakan dan belokan lalu tiba-tiba dipuncak salah satu bukit ada hamparan danau besar di depan. Tapi bahkan si kakak, setelah dua tahun bolak-balik Pekanbaru-Solok baru sadar ada pemandangan secantik itu diperjalanan

IMG_2903
Danau Koto Panjang Desember 2014

Saya ingat waktu itu nyeletuk, “Ini tempatnya bagus banget loh, mestinya bisa jadi tujuan wisata alam Riau”. In case you haven’t heard, Riau memang terkenal agak minim sih wisata alamnya. Kalo wisata sawitnya, banyak :)). Jadi jangan heran kalau liburan sekolah atau hari kejepit Pekanbaru mendadak kosong kayak lebaran. Warganya berbondong-bondong mengungsi ke provinsi tetangga.

Nah, minggu lalu saya melihat foto yang beredar di timeline fesbuk saya. Pemandangan sungai berbatu yang mirip-mirip green canyon alias cukang taneuh di Jawa Barat.Langsung kepo dan googling tentang lokasinya. Ternyata namanya adalah sungai Gulama, dan lokasinya di Danau Koto Panjang! Tuh kan benar ada yang bagus menunggu dieksplorasi disana. Jiwa bolang saya yang beberapa tahun ini disimpan dalam-dalam langsung muncul. PRnya, nyari teman yang mau diajak kesana.

Pertama coba ngajakin si abang, tapi doi kelihatan ga tertarik.”Paling bagus di foto doang”, katanya. Kesell kannn. Minimal ya ditengok dulu gitu, kalau ga bagus kan jadi tau. Dasar orang tua udah ga punya jiwa petualang.Untungnya, saya punya teman bu aji miche dewi yang kalau diajakin apa-apa langsung ditagih “Yuk, besok?”.Tetapi karena¬† bu Kiki masih belum balik dari liburan panjangnya, saya masih mesti mencari teman tambahan yang mau diajak, soalnya ga mau jadi obat nyamuk kalo cuma bertiga sama kak sari dan paksu.muahahaha. Karenanya ketika ditagih bu Sari masih bilang, “ntar aja kakkk nunggu kak kiki pulang”¬†¬†Tapi malam kamis kemarin, tiba-tiba abang nanyain, “jadi ke gulamo ga?”. wowwww. Si abang mendadak baik hati. Katanya kasian lihat adiknya fakir hiburan. wkwk. Langsung malam itu whatsapp bu aji, “ayuk kak ke Gulamo!”.Dan langsung diiyakan.. Saya langsung googling-googling dan menanyakan di whatsapp grup TDA¬†siapa yang punya info menuju kesana. Dari seorang rekanan saya dapat info bahwa untuk menuju ke Gulamo ini, mesti menggunakan perahu melalui kawasan ulu kasok atau puncak mahligai. Kami memulai perjalanan bermodal info ini saja.

Kami berangkat dari Pekanbaru sekitar jam 09.00 dan sampai di gerbang ke puncak ulu kasok jam 11.30. Tapi info dari warga yang ada disekitar, ternyata naiknya dari Jembatan 1 Koto Panjang. Masih sekitar 10 menit perjalanan dari puncak Ulu kasok. Sesampainya di jembatan,  saya tidak melihat ada dermaga atau perahu-perahu yang terlihat tersedia. Jadi saya bertanya lagi ke ibu-ibu warung. Oleh si ibu, Saya langsung ditunjukkan kerumah seorang warga pemilik perahu. Mungkin karena bukan hari libur jadi tidak ada pemilik perahu yang standby langsung. Untung bapak pemilik perahu mau mengantarkan.

Sebelumnya, saya sudah dapat info bahwa perjalanan menuju ke gulamo ini sekitar satu jam dari darat menggunakan perahu. Tapi yang ada dalam pikiran saya waktu itu satu jam bolak-balik aja. Jadi lumayan kaget ketika si bapak bilang, “ini baliknya sore ya”. Karena sebenarnya plan awalnya adalah berangkat jam 7, sampai jam sembilan dan balik jam satu.¬† Makan siang pun cuma ditambal mie dan ga bawa makanan apa-apa selain air dan rambutan hasil jajan diperjalanan.¬† Pede banget pokoknya berasa dekat dan kayaknya ga butuh makanan selama di perahu. Tapi karena udah disana yasudah maju terus pantang mundur.

Saya dari awal tidak berencana untuk terjun ke sungai. Tante-tante males rempong, cuma pengen hunting foto ceritanya. Tapi bawa baju ganti, just in case ceritanya. Dan langsung di protes sama kak Sari dan paksu Bang Erwin karena mereka ga diingatkan bawa baju ganti.  Asumsi eike sih karena ke sungai si ibu udah langsung kepikiran bawa baju ganti (Ampun kak, wkwk)

Jam 13.30 kami start dengan perahu menuju sungai Gulamo.

Danau koto panjang
Numpang eksis sosodara

Dannnn seperti yang udah saya bayangkan, pemandangan sepanjang perjalanan memanjakan mata. Pernah saya ceritakan sebelumnya bahwa danau koto panjang ini dulunya adalah kawasan kampung yang kemudian dialihgunakan menjadi danau buatan penggerak PLTA. Sepanjang danau kita bisa melihat banyak ranting pohon-pohon mati sisa kehidupan daratnya.

Danau Koto Panjang

Setelah 40 menit di perahu, alur danau mulai menyempit dan kita mulai masuk ke kawasan sungai. Dari sini, pemandangannya makin eksotis. Kalau kata bang Erwin, berasa di Amazon.hahaha. Lah ke amazon aja belum pernah. Suasananya tenang juga lebih berasa karena kami cuma pengunjung satu-satunya hari itu. Sekitar 10 menit menyusuri sungai, kami melihat Objek utama dari kawasan Gulamo ini yaitu air terjun gulamo.

Air Terjun Gulamo
Air Terjun Gulamo

Tapi sama si bapak perahu, kami tidak diberhentikan di titik ini dan dibawa terus ke hulu sungai . Pemandangan didepan, memang ga kalah ciamik sih.

img_20190118_144627
Hasil Kamera Hp X*o Mi

whatsapp image 2019-01-19 at 08.41.37
Hasil kamera Canon EOS M

 

Sebenarnya masih penasaran ke arah atasnya lagi, sayangnya itu adalah titik terakhir yang bisa dilewati perahu. Dititik ini, ada “accident” terjadi sedikit.

Untuk mendapatkan foto seperti digambar, kita agak memanjat ke atas batu dari perahu. Awalnya, bang Erwin tidak mau ikut manjat ke atas batu. Tapi dipanggil-panggil sama kak Sari biar bisa ikut foto rame-rame. Sayangnya bang erwin terpleset dan jatuh ke air. . Alhamdulillah ga kenapa-kenapa. Tapi melihat bang Erwin yang udah basah akhirnya malah dijadiin alasan buat kita semua nyebur ke air. :D. Termasuk kak Sari yang bahkan ga bawa baju ganti. “Mari kita pikirkan nanti”, katanya. wkwk. Baiklah bu, masuk angin tanggung jawab sendiri ya.

And it felt sooooo soooo sooooo good. Saya sefakir hiburan itu. Rasanya udah lama sekali ga beraktivitas di alam terbuka sebebas ini (padahal ga lama-lama amat ternyata, bahkan lebaran kemarin masih ke pulau loh wkwkwk).

whatsapp image 2019-01-19 at 08.41.35whatsapp image 2019-01-19 at 08.39.33

 

Sekitar sejam kami disini, lalu kembali naik ke perahu menuju spot berikutnya. Jalurnya menyusuri jalur kembali kedanau tapi berbelok sedikit dari jalur utama ditengah perjalanan. Disana kami menemukan air terjun kedua. Lagi-lagi saya yang rencananya ga mau terjun karena udah mulai kering ikut nyebur karena bu Sari masih pengen nyebur. “Biar sekalian”, katanya.

whatsapp image 2019-01-19 at 08.42.24

Karena udah sore, kami ga terlalu lama berenang di spot ini. Jam empat kami naik ke perahu dan melanjutkan perjalan ke jembatan satu. Begitu sampai di darat, kami langsung bersih-bersih buru-buru karena sudah sangat kelaparan. :D. Kami makan malam di sate ayam kampung kampar ditempat pilihan kak Sari yang enak banget tapi saya lupa nama tempatnya :)). Dari tempat makan, karena menggunakan kendaraan masing-masing kami langsung berpisah dan kembali ke Pekanbaru.

Setelah perjalanan ini saya lalu iseng mencoba mencari info-info daerah-daerah wisata lainnya di Riau. Penasaran. ¬†Pengen ekslorasi lebih provinsi Riau mencari tempat-tempat yang bisa dikunjungi. Karena kalo tiap butuh yang hijau-hijau saya mesti pulang kampung dulu, kan kadung berkarat ūüė¶ . Hasil dari googling saya, sebenarnya destinasi wisata Riau cukup banyak kok. Cuma kurang tereksplor aja mungkin ya. Karena memang yang lebih populernya, wisata kota dan wisata belanja.

Wishlist saya berikutnya taman nasional Tesso Nilo tapi Cari-cari waktu yang pas dulu ya. Ada yang mau ikut?

Informasi Penting !

  1. Jarak tempuh Pekanbaru-Koto panjang : 100 km (+/- 2,5 jam perjalanan)
  2. Titik perahu : Jembatan I koto panjang
  3. Biaya sewa perahu : 500 ribu/trip (kapasitas maksimal 8 orang)
  4. Lama waktu total diperjalanan : +/- 10 jam
  5. Barang yang mesti disiapkan : Baju ganti, peralatan mandi, kamera, air minum, makanan berat atau cemilan
  6. Best time to visit : weekday biar privat!